Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden im allgemeinen Sprachgebrauch häufig nicht sauber voneinander unterschieden. Das kann zu Irritationen gerade in der heiklen Ausschreibungs- und Planungsphase führen. Die Folge: vermeidbare Missverständnisse, Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen.
Definitionsgemäß legt der Auftraggeber im Lastenheft fest, was von der Lösung, in diesem Fall der ERP-Software, erwartet wird. Das Lastenheft ist somit eine Art „Wunschzettel“ mit spezifischen, meist aber allgemeineren Anforderungen an die spätere Lösung. Hier werden also der aktuelle und zukünftige Bedarf zusammengefasst. Die Frage „Was soll erreicht werden?“ steht dabei im Mittelpunkt.
Das Pflichtenheft des Auftragnehmers stellt dagegen so etwas wie die Antwort auf das Lastenheft dar. Die Frage „Wie können die Ziele erreicht werden?“ wird dabei mit konkreten, technischen Lösungswegen und -vorschlägen für den Auftraggeber zusammengefasst. Dabei schließt der Auftragnehmer konkrete Fälle und Situationen entweder in das Gesamtkonzept ein oder aus, um eine messbare Grundlage für das weitere Vorgehen zu bilden.
Das Verständnis über den Unterschied von Lasten- und Pflichtenheft ist für die gesamte Projektkommunikation essentiell und betrifft vom Vertragsabschluss über die Budgetierung bis hin zum Projektmanagement alle Dimensionen der Zusammenarbeit. Die klare Trennung der Begrifflichkeiten legt nicht nur die Grundlage für ein reibungsloses Projekt ohne Missverständnisse, sondern eröffnet auch Chancen auf eine Optimierung des Vorhabens in der Konzeptphase.
Gerne lassen wir Ihnen im Vorfeld einer Zusammenarbeit (z. B. für Ausschreibungen) die wichtigsten inhaltlichen Punkte für das Lasten- und das Pflichtenheft im Zusammenhang von ERP-Lösungen zukommen.
